Gestión de abstracts en congresos científicos

La gestión de abstracts de congresos científicos es una de las tareas que desarrollamos desde Sergofi desde hace años. Estas comunicaciones científicas de los potenciales asistentes a un congreso configuran buena parte del programa de este tipo de eventos y su buena gestión es por ello muy importante.

El formato de presentación (oral o póster), la posibilidad de publicación en revistas científicas, los autores y coautores… son datos habituales que recogemos en la plataforma que Sergofi crea a medida de cada congreso científico. Es tan sólo la primera parte del proceso, que continúa con el envío de los abstracts a los evaluadores y la posterior notificación de aceptación o rechazo a cada autor.

¿Qué debemos tener en cuenta para realizar este vital proceso? En Sergofi te detallamos los 4 aspectos que consideramos más importantes.

Flexibilidad
Aunque el proceso tiene similitudes en todos los eventos, lo cierto es que los campos a pedir a los autores o la forma de evaluar los abstracts, por ejemplo, pueden ser diferentes en cada ocasión. Por ello, es importante que tanto las personas que se encarguen de la tarea como la plataforma que se utilice sean flexibles y se adecúen a cada congreso científico.

Una sólida base de trabajo
Si la flexibilidad es importante, el establecer de antemano cómo vamos a funcionar lo es aún más. Cuáles son los campos a pedir al usuario y qué posibilidades de edición tendrá, cuántos trabajos se admitirán por persona, cuántos evaluadores valorarán cada abstract… son sólo algunas de las preguntas que deben quedar resueltas antes de comenzar la aceptación de abstracts. En Sergofi recomendamos siempre redactar un documento en el que queden claros todos estos conceptos, de manera que tanto nosotros como los autores puedan tener claras las reglas del juego.

Estética y usabilidad
Si el Comité Organizador opta por recoger los abstracts en una plataforma online o centro de autores, lógicamente ésta deberá mantener la misma imagen que el resto de la web del congreso. Pero, lo que es más importante, deberá ser fácilmente navegable por el usuario, algo que lograremos con formularios amigables y en definitiva una plataforma en las que se encuentre fácilmente la información que los autores necesitan (condiciones de redacción, fechas clave, estado del abstract enviado, etc.).

Conexión de calidad
Una máxima no escrita en el envío de abstracts es que todos los autores envían sus contribuciones en los últimos días del plazo establecido. Esto quiere decir que, en poco tiempo, bien la plataforma digital creada o bien la cuenta de e-mail en que se reciban los abstracts (si ésta ha sido la opción elegida para gestionarlos) soportará un flujo de datos muy alto. En este contexto, una conexión a Internet de calidad es fundamental.